Polityka prywatności

Wersja z dnia 16 lipca 2026 r.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z Serwisu jest Kancelaria Senatu z siedzibą przy ul. Wiejskiej 6/8, 00-902 Warszawa. Serwis jest prowadzony przy udziale Biura Edukacji, Promocji i Wydawnictw Kancelarii Senatu.

W Kancelarii Senatu został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz wykonywania praw wynikających z przepisów o ochronie danych można skontaktować się z Inspektorem:

• pocztą elektroniczną: [email protected],
• korespondencyjnie: Inspektor Ochrony Danych, Kancelaria Senatu, ul. Wiejska 6/8, 00-902 Warszawa.

Aktualne informacje kontaktowe Inspektora są dostępne na oficjalnej stronie Kancelarii Senatu.

2. Zakres polityki

Polityka opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z:

• korzystaniem z Serwisu i jego wyszukiwarki,
• przesyłaniem wiadomości przez formularz kontaktowy,
• rezerwacją zwiedzania Senatu lub zajęć edukacyjnych,
• sprawdzaniem, aktualizowaniem i anulowaniem rezerwacji,
• kontaktem prowadzonym w sprawie rezerwacji,
• zapewnieniem bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu,
• korzystaniem z mapy oraz przechodzeniem do zewnętrznych serwisów.

Szczegółowe informacje o plikach cookies, podobnych technologiach oraz zarządzaniu zgodami znajdują się na osobnej stronie Polityka cookies.

3. Jakie dane przetwarzamy

3.1. Korzystanie z Serwisu

Podczas korzystania z Serwisu mogą być automatycznie przetwarzane dane techniczne, takie jak:

• adres IP urządzenia,
• data i godzina połączenia,
• adres żądanej strony i adres strony odsyłającej,
• rodzaj przeglądarki, urządzenia i systemu operacyjnego,
• informacje o błędach, zdarzeniach technicznych i próbach naruszenia bezpieczeństwa,
• treść zapytania wpisanego do wyszukiwarki Serwisu.

Dane te mogą być zapisywane w logach serwera oraz wykorzystywane w mechanizmach zabezpieczających Serwis przed nadużyciami.

3.2. Formularz kontaktowy

W formularzu kontaktowym przetwarzane są: imię i nazwisko, adres e-mail, temat i treść wiadomości oraz inne informacje dobrowolnie podane w wiadomości.

Prosimy o nieprzekazywanie danych, które nie są potrzebne do rozpatrzenia sprawy, w szczególności danych szczególnych kategorii, takich jak informacje o zdrowiu, przekonaniach, poglądach lub sytuacji osobistej, jeżeli nie jest to niezbędne.

3.3. Rezerwacje wizyt i zajęć edukacyjnych

W zależności od rodzaju rezerwacji mogą być przetwarzane:

• imię i nazwisko osoby dokonującej rezerwacji,
• adres e-mail i numer telefonu,
• imię, nazwisko, adres e-mail i numer telefonu opiekuna grupy, jeżeli jest to inna osoba,
• nazwa szkoły, uczelni, instytucji lub organizatora,
• rodzaj grupy, przedział wiekowy lub profil studiów,
• liczba uczestników i opiekunów,
• wybrany lub preferowany termin,
• temat zajęć lub dodatkowego wykładu,
• informacje organizacyjne i szczególne potrzeby grupy podane w polu dodatkowych uwag,
• numer, status i historia obsługi rezerwacji,
• treść wiadomości wysyłanych w sprawie rezerwacji,
• informacje o potwierdzeniu zapoznania się z zasadami zwiedzania, regulaminem rezerwacji i informacją o przetwarzaniu danych.

System rezerwacji nie wymaga podawania imion i nazwisk poszczególnych uczestników ani małoletnich. Takich danych nie należy wpisywać w polu dodatkowych uwag, jeżeli nie jest to wyraźnie wymagane i niezbędne.

3.4. Dane innych osób

Jeżeli osoba dokonująca rezerwacji podaje dane opiekuna lub innej osoby kontaktowej, powinna posiadać podstawę do ich przekazania i poinformować tę osobę o przetwarzaniu jej danych zgodnie z niniejszą polityką.

4. Cele i podstawy przetwarzania

Dane mogą być przetwarzane w następujących celach:

1. Zapewnienie działania, dostępności i bezpieczeństwa Serwisu, obsługa błędów oraz przeciwdziałanie nadużyciom – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c lub e RODO, w związku z obowiązkami administratora oraz wykonywaniem zadań publicznych.
2. Obsługa wiadomości i zapytań – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO, jeżeli sprawa wiąże się z wykonywaniem zadań publicznych, albo art. 6 ust. 1 lit. c lub b RODO, jeżeli odpowiedź jest niezbędna do wykonania obowiązku prawnego, zawarcia porozumienia lub realizacji uzgodnionej usługi.
3. Przyjmowanie i obsługa rezerwacji, potwierdzanie terminów, kontakt organizacyjny, przypomnienia oraz umożliwienie sprawdzania, aktualizowania lub anulowania rezerwacji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO, a w odpowiednich przypadkach również art. 6 ust. 1 lit. b lub c RODO.
4. Prowadzenie dokumentacji, rozpatrywanie skarg, wykonywanie obowiązków archiwalnych i wykazywanie prawidłowości działania – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c lub e RODO.
5. Przetwarzanie na podstawie zgody – art. 6 ust. 1 lit. a RODO – wyłącznie wtedy, gdy użytkownik zostanie wyraźnie poproszony o dobrowolną zgodę dotyczącą określonego, dodatkowego celu.

Szczegółowa podstawa przetwarzania może zależeć od przedmiotu wiadomości lub rodzaju sprawy.

5. Dobrowolność podania danych

Podanie danych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, jednak brak danych umożliwiających kontakt może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi.

Podanie danych oznaczonych jako wymagane w formularzu rezerwacji jest niezbędne do przyjęcia i obsługi rezerwacji. Dane oznaczone jako opcjonalne można pominąć, chyba że są konieczne ze względu na szczególne potrzeby organizacyjne grupy.

6. Odbiorcy danych

Dostęp do danych mogą otrzymać:

• upoważnieni pracownicy i współpracownicy Kancelarii Senatu,
• podmioty zapewniające hosting, utrzymanie techniczne, bezpieczeństwo i kopie zapasowe Serwisu,
• dostawcy usług poczty elektronicznej i obsługi wysyłki wiadomości,
• podmioty świadczące wsparcie informatyczne i serwisowe,
• podmioty świadczące usługi archiwizacji lub obsługi dokumentacji,
• organy publiczne i inne podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

Podmioty działające na zlecenie administratora mogą przetwarzać dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania powierzonych im usług i zgodnie z zawartymi umowami.

7. Mapa i usługi zewnętrzne

Na stronie kontaktowej wykorzystywana jest mapa oparta na OpenStreetMap. Podczas wyświetlania mapy przeglądarka może łączyć się z serwerami dostawcy kafelków mapowych oraz z zewnętrzną siecią dystrybucji plików biblioteki mapy.

W związku z takim połączeniem dostawcy mogą otrzymać dane techniczne, w szczególności adres IP, rodzaj przeglądarki, datę i godzinę połączenia oraz adres odwiedzanej strony. Informacje o przetwarzaniu danych przez OpenStreetMap Foundation znajdują się w polityce prywatności OSMF.

Serwis zawiera również odnośniki do zewnętrznych serwisów, m.in. Facebook, Instagram, YouTube, X i Flickr. Po kliknięciu odnośnika użytkownik opuszcza Serwis, a dalsze przetwarzanie danych odbywa się na zasadach określonych przez operatora danego serwisu.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy usług zewnętrznych mogą wykorzystywać infrastrukturę znajdującą się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli w związku z korzystaniem z tych usług dochodzi do przekazania danych poza EOG, powinno ono następować zgodnie z rozdziałem V RODO, w szczególności na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych lub innego mechanizmu przewidzianego prawem.

9. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane nie dłużej, niż jest to potrzebne do celu, dla którego zostały zebrane:

• korespondencja kontaktowa – przez czas potrzebny do rozpatrzenia i zakończenia sprawy, a następnie przez okres wynikający z przepisów kancelaryjnych, archiwalnych lub konieczności wykazania przebiegu sprawy,
• dane rezerwacji – przez okres obsługi zgłoszenia, organizacji wizyty lub zajęć oraz przez okres wymagany przez przepisy dotyczące dokumentacji i archiwizacji,
• wiadomości przypisane do rezerwacji – przez okres przechowywania dokumentacji danej rezerwacji,
• tymczasowe dane rezerwacji roboczych – do czasu wygaśnięcia ich ważności i zakończenia technicznego cyklu usuwania,
• dane techniczne i logi bezpieczeństwa – przez okres wynikający z konfiguracji bezpieczeństwa, potrzeb diagnostycznych i zasad retencji dostawcy hostingu,
• dokumentacja potwierdzająca wykonanie obowiązków prawnych – przez okres, w którym administrator powinien móc wykazać zgodność przetwarzania z prawem.

Po upływie właściwego okresu dane są usuwane, anonimizowane albo przekazywane do archiwum, jeżeli wymagają tego przepisy.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

W granicach określonych przez RODO osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo do:

• uzyskania informacji o przetwarzaniu danych,
• dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania lub uzupełnienia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• usunięcia danych, jeżeli nie istnieje obowiązek lub inna podstawa ich dalszego przechowywania,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. e RODO,
• przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy,
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Aktualne informacje o wykonywaniu praw można znaleźć na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Żądania dotyczące danych można kierować do Inspektora Ochrony Danych Kancelarii Senatu.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Serwis może automatycznie sprawdzać poprawność formularzy, dostępność terminów, limity uczestników oraz próby nadużycia formularzy. Mechanizmy te służą technicznej obsłudze zgłoszeń i bezpieczeństwu Serwisu.

Dane nie są wykorzystywane do profilowania ani do podejmowania wyłącznie w sposób zautomatyzowany decyzji wywołujących wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływających. Merytoryczna obsługa rezerwacji odbywa się z udziałem upoważnionych pracowników.

12. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne służące ochronie danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą, ujawnieniem lub zniszczeniem. Dostęp do danych jest ograniczony do osób i podmiotów, które potrzebują go do wykonywania powierzonych zadań.

13. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie w celu zapewnienia jego prawidłowego działania, zapamiętywania wyborów użytkownika oraz obsługi zgód.

Informacje o rodzajach cookies, ich dostawcach, celach, okresach ważności oraz sposobie zmiany lub wycofania zgody są publikowane na osobnej stronie Polityka cookies.

14. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana w przypadku zmian w Serwisie, sposobach przetwarzania danych, wykorzystywanych usługach lub przepisach prawa. Data aktualnej wersji dokumentu jest podawana na początku strony.