Senat

Podstawą funkcjonowania parlamentów jest zasada autonomii. Pozwala ona na uchwalanie własnych regulaminów oraz decydowanie o strukturze i kompetencjach swoich organów wewnętrznych. Jedną z gwarancji niezależności Izby od pozostałych organów państwa jest posiadanie własnego aparatu urzędniczego, dysponującego osobnym budżetem.

Kancelaria Senatu została utworzona uchwałą Prezydium Senatu z 1 września 1989 r. Jako urząd podlega marszałkowi. Na czele kancelarii stoi szef Kancelarii Senatu w randze ministra, powoływany i odwoływany przez marszałka Senatu. Jest zwierzchnikiem służbowym pracowników kancelarii, a za jej działalność odpowiada przed marszałkiem Senatu. Kancelarią Senatu kieruje przy pomocy swoich zastępców oraz dyrektorów biur.

Zadania kancelarii to zapewnienie sprawnego funkcjonowania Senatu i jego organów, szczególnie obsługi posiedzeń Izby, oraz pomoc senatorom w sprawowaniu mandatu. Najważniejszą rolą jest jednak dbanie o prawidłowe funkcjonowanie Senatu jako organu ustawodawczego. Zadanie to powierzone zostało Biuru Prac Senackich i Biuru Legislacyjnemu, a w zakresie spraw Unii Europejskiej – Biuru Spraw Międzynarodowych i Unii Europejskiej.

Podstawowe funkcje Biura Prac Senackich to przygotowywanie, obsługa i dokumentowanie posiedzeń Senatu i komisji senackich. Biuro prowadzi sekretariaty komisji senackich, z wyjątkiem Komisji Spraw Zagranicznych i Unii Europejskiej, sporządza także sprawozdania stenograficzne z posiedzeń Izby i komisji senackich. Biuro zajmuje się też sprawami dotyczącymi działalności lobbingowej prowadzonej na terenie Senatu.

Biuro Legislacyjne przygotowuje od strony prawnej proces rozpatrywania ustaw uchwalonych przez Sejm, podejmowania inicjatyw ustawodawczych i uchwał Senatu, czuwa nad zgodnością przebiegu obrad z Regulaminem Senatu. Sporządza analizy prawne dotyczące działalności legislacyjnej Izby oraz oceny przewidywanych skutków społeczno-gospodarczych podejmowanych przez Senat inicjatyw ustawodawczych i ustaw uchwalonych przez Sejm. Biuro przedstawia również uwagi i propozycje związane z wykonywaniem orzeczeń Trybunału Konstytucyjnego.

Zadania Biura Spraw Międzynarodowych i Unii Europejskiej to obsługa wszelkich kontaktów zagranicznych Senatu i koordynacja działań wynikających z zadań Izby związanych z członkostwem naszego kraju w Unii Europejskiej, a także obsługa Senatu i senatorów w sprawach dotyczących Polonii i Polaków za granicą. Szczególnym obowiązkiem biura jest merytoryczne i organizacyjne przygotowywanie prac Komisji Spraw Zagranicznych oraz Komisji Spraw Unii Europejskiej. Biuro koordynuje także współpracę komisji senackich z odpowiednimi komisjami w parlamentach innych państw i Parlamencie Europejskim, organizuje współpracę Senatu z międzynarodowymi instytucjami parlamentarnymi oraz przygotowuje służbowe zagraniczne wyjazdy senatorów i pracowników kancelarii.

Gabinet Marszałka Senatu zajmuje się merytoryczną i organizacyjną obsługą działalności publicznej i państwowej marszałka i prezydium Izby. Koordynuje ich współpracę z partnerami zewnętrznymi, w tym z Polonią i Polakami za granicą, samorządami terytorialnymi i organizacjami pozarządowymi. Zapewnia także obsługę sekretarską, m.in. uzgadnia i przygotowuje spotkania z udziałem marszałka i wicemarszałków. Biuro odpowiada też za obsługę posiedzeń Prezydium Senatu i Konwentu Seniorów.

Do zakresu działania Centrum Informacyjnego Senatu należą: obsługa medialna Izby i jej organów, udzielanie informacji na temat działalności oraz budowanie wizerunku Senatu i Kancelarii Senatu, udzielanie za pomocą dostępnych kanałów komunikacji, w szczególności przy wykorzystaniu sieci Internet, informacji na temat działalności Senatu i jego organów oraz udzielanie odpowiedzi na pytania prasy w trybie ustawy – Prawo prasowe. Prowadzi stronę internetową Senatu, zawiaduje również innymi kanałami komunikacji Senatu. Odpowiada także za obsługę poligraficzną Kancelarii Senatu, w tym przygotowywanie jej publikacji do druku.

Biuro Analiz i Petycji zajmuje się obsługą ekspercką i informacyjną Senatu, jego organów, senatorów i Kancelarii Senatu, dokumentowaniem prac Senatu, obsługą procesu rozpatrywania petycji i korespondencji obywateli kierowanej do Senatu, jego organów i Kancelarii Senatu, w szczególności: przygotowywaniem i dostarczaniem analiz, ekspertyz i opracowań tematycznych; przygotowywaniem i udostępnianiem informacji i statystyk niezbędnych w pracy Senatu; analizą i opracowywaniem materiałów niezbędnych do rozpatrywania petycji przez organy Senatu, udzielaniem odpowiedzi na listy nieurzędowe kierowane do Senatu i jego organów oraz Kancelarii Senatu; współpracą i wymianą informacji ze służbami badawczo - analitycznymi parlamentów zagranicznych.

Do zakresu działania Biura Edukacji, Promocji i Wydawnictw należy działalność popularyzatorska i obsługa wydawnicza Kancelarii Senatu, w szczególności: popularyzacja wiedzy o Senacie i parlamentaryzmie, w tym m. in. działania edukacyjne, promocyjno-informacyjne tj. organizacja wystaw, konkursów, grupowego zwiedzania pomieszczeń Senatu oraz przygotowywanie i dystrybucja wydawnictw popularyzatorskich i informacyjnych; budowanie spójnego wizerunku Senatu, jego organów i Kancelarii Senatu, m.in. w oparciu o system identyfikacji wizualnej; prowadzenie działalności wydawniczej w ramach Wydawnictwa Senackiego; wykonywanie prac edytorskich i poligraficznych związanych z pracami Senatu i Kancelarii Senatu, przygotowaniem publikacji i akcydensów do druku oraz utrzymywanie i rozwijanie infrastruktury poligraficznej.

Zadaniem Biura Spraw Senatorskich jest organizacyjno-prawna obsługa senatorów, m.in. pomoc w organizowaniu i prowadzeniu biur senatorskich, prowadzenie spraw osobowych senatorów, spraw związanych z zakwaterowaniem ich w Warszawie i z transportem w kraju. Biuro udziela senatorom konsultacji i udostępnia opinie prawne, gromadzi i udostępnia informacje o pełnieniu mandatu oraz o senatorach i ich biurach, zajmuje się sprawami klubów, kół i zespołów senackich. Prowadzi też rejestr korzyści i sprawy związane z senatorskimi oświadczeniami majątkowymi.

Do zakresu działań Biura Prawnego, Kadr i Organizacji należy prawno-organizacyjna obsługa Kancelarii Senatu oraz obsługa kancelaryjno-archiwizacyjna Senatu, jego organów i Kancelarii Senatu. W biurze opracowywane są wewnętrzne zarządzenia Kancelarii Senatu oraz prowadzone są postępowania o zamówienia publiczne. Biuro zajmuje się także polityką kadrową, sprawami pracowniczymi i szkoleniami; administruje systemem teleinformatycznym służącym do elektronicznego zarządzania dokumentacją, prowadzi także Kancelarię Ogólną. W skład biura wchodzi Archiwum Senatu, które gromadzi, opracowuje i udostępnia materiały powstające w toku działalności Senatu.

Biuro Finansowe prowadzi sprawy finansowe Kancelarii Senatu, m.in. każdorazowo opracowuje projekt jej budżetu.

Organizacyjno-techniczna obsługa Kancelarii Senatu to zadanie Biura Administracyjnego. Administruje majątkiem kancelarii, zaopatruje ją w niezbędne materiały i sprzęty, zapewnia też obsługę gastronomiczną i środki transportu. Odpowiada również za informatyczną, telekomunikacyjną i telewizyjną obsługę Kancelarii Senatu.

Do zakresu działania Biura Polonijnego należy obsługa organów Senatu oraz Szefa Kancelarii Senatu w sprawach dotyczących opieki nad Polonią i Polakami za granicą, w szczególności:

• merytoryczna obsługa kontaktów organów Senatu, senatorów i Kancelarii Senatu z Polonią i Polakami za granicą;
• obsługa procesu podejmowania decyzji w sprawie zlecania realizacji zadań publicznych w zakresie opieki nad Polonią i Polakami za granicą oraz rozliczania dotacji na realizację tych zadań, a także monitorowanie i kontrola ich wykonania;
• gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie informacji na temat sytuacji i struktur organizacyjnych środowisk polskich i polonijnych w świecie oraz działań Senatu na rzecz Polonii i Polaków za granicą;
• współpraca z organami administracji publicznej, organizacjami pozarządowymi oraz polskimi instytucjami prowadzącymi działania na rzecz Polonii i Polaków za granicą.

Pion Ochrony Informacji Niejawnych dba o należyte zabezpieczenie informacji niejawnych Kancelarii Senatu i zapewnienie bezpieczeństwa na terenie Senatu.

Zadania Komórki Audytu Wewnętrznego to prowadzenie kontroli i audytu wewnętrznego w Kancelarii Senatu, a także kontrola wykonania zadań w zakresie opieki nad Polonią i Polakami za granicą.

Inspektor Ochrony Danych zajmuje się odpowiednią ochroną danych osobowych.

Profesjonalną obsługę prawną Kancelarii Senatu zapewnia Zespół Radców Prawnych.